Årsrapport fra regionale verneombud 2021

Mål og kort oppsummering av 2021

Det overordnede målet for regionale verneombud er å bidra til at helse-, miljø- og sikkerhetsforholdene innen hotell-, restaurant- og renholdsbransjen er i samsvar med arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter. Følgende delmål er definert i ordningens strategi:

• Bidra til at det etableres en vernetjeneste som fungerer etter intensjonen.
• Bidra til etablering av samordningsavtale der det er behov (f.eks. på byggeplass, kjøpesenter og oppdragssteder).
• Gjennom veiledning og kunnskapsformidling bidra til en bedre forståelse og motivasjon i bransjene for å jobbe systematisk med helse, miljø og sikkerhet.
• Bidra til kunnskapsutvikling om helse, miljø og sikkerhet i bransjene.
• Samarbeide med Arbeidstilsynet, arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjonene i bransjene, og med andre relevante aktører når det er formålstjenlig.

Året 2021 begynte med de strengeste tiltakene så langt i koronapandemien. Spesielt Østlandet ble hardt rammet med stenging av store deler av overnattings- og serveringsbransjen, og strenge pålegg om hjemmekontor. RVO-ene ble imidlertid fritatt fra pålegg om hjemmekontor for å gjennomføre besøk og veilede om risikovurdering og tiltak for å ivareta ansattes smittevern i hotell-, restaurant- og renholdsbransjene. Gode risikovurderinger og smitteverntiltak var en forutsetning for å fremdeles kunne drive oppsøkende virksomhet, og lokal smittesituasjon har hatt innvirkning på den enkelte RVOs utadrettede virksomhet.

Året 2021 begynte med de strengeste tiltakene så langt i koronapandemien.

De strenge tiltakene ble gradvis fjernet utover våren og sommeren, og fra høsten 2021 var tilnærmet alle nasjonale tiltak fjernet. Det var en stor glede og lettelse for de fleste å kunne gå på kontoret, på kaféer og restauranter. RVO kunne igjen ha sitt hovedfokus på vernetjenesten i møtet med virksomhetene. Gleden ble dessverre ikke så langvarig og fra 15. desember kom nasjonale tiltak som igjen medførte hjemmekontor, skjenkestopp og antallsbegrensning på arrangementer.

RVO besøker hovedsakelig små og mellomstore virksomheter, innen bransjene overnatting, servering og renhold. RVOs besøk i 2021 har vært preget av smittesituasjonen. Instruksen var frem til sommeren at det skulle gjennomføres korte besøk og med krav om at både RVO og den de snakket med skulle bruke munnbind. Kartlegging, risikovurdering og tiltak mot smitte var et naturlig tema i nesten alle besøk i 2021.

Utfordringer i RVO-arbeidet og løsninger i sikte

Jobben som regionalt verneombud er tidvis krevende. Bakgrunnen for at ordningen ble etablert i de aktuelle bransjene er at det av ulike årsaker er utfordringer med å få på plass en god vernetjeneste og systematisk HMS-arbeid. Om dette skyldes manglende kunnskap, kompetanse eller manglende vilje er vanskelig å gi et klart svar på. Bransjene har lav organisasjonsgrad, og mange av de små og mellomstore virksomhetene har for lite informasjon og kunnskap om lover, regler og arbeidsgivers plikter. Andre kjennetegn ved bransjene er at de sysselsetter mange utenlandske arbeidstakere, noe som medfører språkutfordringer, og en høy andel av unge arbeidstakere som ikke har tilstrekkelig kunnskap om arbeidslivet i sin helhet. Bransjene er preget av høy turnover av både ansatte og virksomheter, som gjør det vanskelig å sikre en kontinuitet i det systematiske HMS-arbeidet.

De fleste virksomheter i bransjen får kjennskap til ordningen gjennom tilsendt krav om avgift. Flere har ikke hørt om ordningen før de blir kontaktet av et regionalt verneombud og blir ofte misforstått som selgere i starten. Det gjør at det kan være krevende å få på plass avtaler med virksomheter. I mange av tilfellene hvor det er gjort en avtale så kan den bli avlyst i siste liten eller vedkommende dukker ikke opp. Siden hver RVO dekker store geografiske områder, så kan avtaler som avlyses på kort varsel medføre mange timers tapt arbeidstid, selv om RVO-ene er flinke til å bruke muligheten det gir for uanmeldte besøk til andre bedrifter langs kjøreruten.

RVO-ene i renholdsbransjen har utfordring med at de ikke treffer på arbeidstakere på virksomhetens forretningsadresse, men må ut på deres arbeidsplass hos oppdragsgiver for å se hvordan de faktiske arbeidsforholdene er. RVO-ene innen serveringsbransjene ha ikke den samme utfordringen. Der er problemet heller at de utenom åpningstid kommer til stengt dør og tomme lokaler, mens når serveringsstedet er åpent så er det ingen som har tid til å snakke med dem og de må dra med uforrettet sak – ideelt sett med en møteavtale i boks.

RVO skal prioritere de virksomhetene som ikke har verneombud eller fungerende vernetjeneste. Men siden det ikke finnes noe register over verneombud, og at den eneste måten å finne ut av om vernetjenesten fungerer er gjennom besøk, så har ikke RVO muighet til å gjøre denne prioriteringen ved utvelgelse av virksomheter før besøk. Det er en av årsakene til at det i årsrapporten bare er et fåtall av de besøkte virksomhetene som ikke har verneombud eller mangler avtale om annen ordning. RVO kan likevel ha bidratt på en god måte, for eksempel ved å veilede verneombud eller daglig leder.

Dette er noen av utfordringene som RVO-ordningen jobber aktivt med, blant annet gjennom tettere samarbeid med relevante aktører, nye kommunikasjonstiltak for å gjøre ordningen bedre kjent, flere digitale aktiviteter for å nå ut til flere, og bedre fagsystemer og datakvalitet. På sikt er ønsket at de nevnte utfordringene skal bli mindre og effekten av de regionale verneombudenes innsats enda større.

RVO-enes samlede erfaringer med virksomheters vernetjeneste og systematiske HMS-arbeid i 2021

De 16 regionale verneombudene har i 2021 besøkt 1098 virksomheter innen overnatting, servering og renhold i hele landet. De 9 RVO-ene innen overnatting og servering har besøkt 176 overnattingssteder og 638 serveringssteder, mens de 7 RVO-ene innen renhold har besøkt 284 renholdsbedrifter. Endringen i antall besøk i 2019, 2020 og 2021 kan i stor grad forklares av koronapandemien. 2019 var et såkalt «normalår» for RVO, med 1223 besøk. 2020 var det året som var sterkest preget av smittesituasjonen, og i 2021 har det igjen vært mer besøksaktivitet.

Innenfor renholdsbransjen oppsøker de regionale verneoombudene også renholderne på stedet der de har oppdraget sitt, såkalte arbeidsplassbesøk. Totalt besøkte renholds-RVO-ene 307 arbeidsplasser i løpet av 2021. I tillegg har RVO-ene til sammen gjennomført 154 digitale veiledninger med enkeltvirksomheter. Som det framkommer av tallene for digital veiledning, så var det ikke brukt i det hele tatt i 2019, men ble prøvd ut i 2020 og er i 2021 blitt en permanent veiledningsform for RVO-ene.

Av de 1098 virksomhetene som RVO besøkte i 2021 hadde 60 % færre enn 10 ansatte, mens 35 % hadde mellom 10 og 30 ansatte.

Det er noen overordnede tema som er gjennomgående i alle besøk og veiledninger fra RVO, blant annet vernetjeneste, verneombudsrollen og virksomhetens systematiske HMS-arbeid. Gjennom ovennevnte aktivitet i 2021 har de regionale verneombudene erfart at vernetjenesten er under press. Pandemien har hatt stor innvirkning på virksomhetenes vernetjeneste og systematiske HMS-arbeid. På den positive siden har behovet for å ivareta de ansattes smittevern gjort at flere virksomheter enn tidligere har forstått viktigheten av systematisk HMS-arbeid. Dette gjelder både virksomheter i overnattings-, serverings- og renholdsbransjen.

I overnattings- og serveringsbransjen har kartlegging, risikovurdering og tiltak vært en forutsetning for å få lov til å holde serveringsstedet åpent. Både kommuner, politi og Arbeidstilsynet har i 2021 gjennomført en rekke målrettede kontroller for å sikre at virksomhetene etterlever krav til smittevern for ansatte, kunder og gjester. Det gjenstår å se om erfaringen med det systematiske smittevernarbeidet blir overført til å gjelde alle områdene av systematisk HMS-arbeid.

Når det gjelder vernetjenesten og verneombudets rolle i virksomheten har dessverre RVO sett at dette har blitt nedprioritert. For virksomhetene handler det enda mer om å overleve og mindre om å bruke tid på vernetjenesten. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesse i saker som angår arbeidsmiljøet. Dette inkluderer å kartlegge risikoen for smitte på arbeidsplassen, lage en plan for smitteverntiltak og bidra til at informasjonen om dette blir gitt de ansatte. RVO erfarer at mange virksomheter ikke har sett betydningen av å involvere verneombudene også i smittevernarbeidet og at det generelle vernearbeidet nærmest har vært ikke-eksisterende under pandemien.

Veiledning og konkrete funn

Veiledning og råd i det generelle HMS-arbeidet er en stor del av jobben til RVO-ene der vernetjenesten er på plass. Dette kan være råd om for eksempel hvordan man på en enkel måte kan kartlegge risiko i virksomheten sin eller helt konkrete praktiske råd der RVO-ene bruker fag- og bransjekunnskapen sin til å hjelpe virksomhetene med praktiske tilnærminger. Et eksempel kan være hvordan man lagrer kjemikalier på en forsvarlig måte eller hvordan man på en enkel måte gjennomfører en vernerunde. Disse temaene registreres som veiledning i RVO-enes fagsystem.

I RVO-systemet registrerer de regionale verneombudene funn og hva de har snakket om i det enkelte besøket. Dette danner grunnlag for informasjonen som sendes til virksomheten i besøksrapporten. Funn kan være både tema som RVO har gitt veiledning om i besøket, eller funn som RVO gjør virksomheten oppmerksom på bryter med lov og forskrift. Det siste kalles «anmerkning» i RVO-systemet.

I 2021 veiledet RVO-ene 1902 ganger om spesifikke tema som virksomhetene hadde behov for, fordelt på 1098 besøk. En stor del av veiledningene gjaldt korona og smittevern, men også risikoanalyse tilpasset virksomheten, verneombud, bedriftshelsetjeneste og muskel- og skjelettplager er noen av temaene det er veiledet mest om. Det har vært en økning i antall veiledninger de siste 2 årene. De regionale verneombudene har hatt et større fokus på å gi råd og støtte til en bransje som allerede har vært under hardt press.

Hvis en virksomhet mangler verneombud eller ikke har avtale annen ordning, så er det ofte ikke tilstrekkelig med bare veiledning. Dette registreres som en anmerkning i RVO-systemet og i besøksrapporten som sendes til bedriften. Hvis ikke forholdet rettes opp innen en viss tid så vil RVO tipse Arbeidstilsynet.

I 2021 ble det gitt 105 anmerkninger om plikt til å velge verneombud, og 97 anmerkninger om å sørge for opplæring av verneombud. I 47 tilfeller ble det påpekt at virksomheten måtte få på plass skriftlig avtale om annen ordning for vernetjenesten (under 10 ansatte).

Antall anmerkninger total for hele landet

Tips til Arbeidstilsynet

Det å tipse Arbeidstilsynet er et av RVOs viktigste virkemidler, og i 2021 sendte RVO 321 tips. Av disse tipsene var 286 tips om ikke-godkjente renholdsfirma, og resterende 35 tips gjaldt andre forhold som RVO vurderte som så alvorlige at det ville være relevant for Arbeidstilsynet å følge opp med tilsyn. 16 av tipsene gjaldt manglende smittevern, mens de resterende tipsene gjaldt manglende vernetjeneste eller manglende systematisk HMS-arbeid, dårlige psykososiale arbeidsforhold, lønn og arbeidsvilkår og også et tilfelle av svart arbeid. Det hender også at RVO ser det nødvendig å tipse andre myndigheter om forhold som ikke gjelder Arbeidstilsynets myndighetsområde.

Koronasituasjonen og smittevern i bransjene

I 2021 hadde de regionale verneombudene særlig oppmerksomhet på smittevern som del av virksomhetenes HMS-arbeid, på grunn av koronapandemien. Smittevern var tema i 859 besøk, og generelt sett erfarer RVO at de aller fleste virksomhetene har vært flinke til å tilpasse seg kravene til vern mot koronasmitte, selv om det også var tilfeller der arbeidsgiver ikke hadde iverksatt tilfredsstillende tiltak for å redusere risikoen for koronasmitte, for ansatte og gjester/kunder. Smitteverntiltakene som var iverksatt bar også preg av å ha blitt innført raskt og uten en systematisk risikovurdering i forkant. I enkelte tilfeller medførte dette mindre treffsikre tiltak. Verneombudet var i mange tilfeller ikke involvert i smittevernarbeidet. Tabellen under viser funn for de aktuelle sjekkpunktene brukt i veiledning om smittevern. Summen av antall avvik og tiltak på plass er ikke lik det totale antallet besøk hvor smittevern har vært tema. Årsaken til det er blant annet at ikke alle temaene er relevant i alle besøk. RVO-ene sendte i 2021 16 tips om brudd på smittevern til Arbeidstilsynet.

I 2020 utarbeidet RVO et eksempel på risikokartlegging og tiltak mot koronasmitte. Dette eksempelet har blitt godt mottatt og har i 2021 blitt brukt aktivt i veiledning av virksomhetene.

Antall anmerkninger i veiledning om smittevern total for hele landet

Digitale veiledninger

Selv om RVO har hatt mulighet til å gjennomføre fysiske besøk i hele 2021, har det også blitt gjennomført 154 digitale veiledninger på Teams. For mange virksomheter har dette vært deres første møte med denne digitale plattformen og læringskurven har vært bratt. En digital veiledning har de samme temaene og sjekkpunktene som et ordinært besøk, men RVO får ikke anledning til å se hvordan vernetjenesten fungerer i virksomheten. Det har imidlertid vært et svært godt alternativ i perioder hvor både RVO og virksomhetene ønsker å begrense antall nærkontakter og reising. Noen RVO har også god erfaring med digitale veiledninger for oppfølgingsbesøk. Da har man allerede møtt virksomheten fysisk og det digitale oppfølgingsbesøket blir spisset mot akkurat denne virksomhetens behov. De digitale veiledningene har blitt best mottatt og benyttet i renholdsbransjen.

Verneombudsforum

RVO tok med seg de gode erfaringene med digitale verneombudsforum fra 2020 inn i 2021. Samtlige 10 verneombudsforum i 2021 har blitt avholdt digitalt på Teams, for verneombud på Vestlandet. I tillegg til problemstillinger knyttet til verneombudet og vernetjenestens rolle, har temaer relatert til pandemien vært tatt opp. De deltakende verneombudene får også anledning til å melde inn saker de ønsker å ta opp i forkant av møtene. Møtene legger opp til en uformell tone hvor man kan utveksle erfaringer og bli kjent med andre verneombud. Fordelen med digitale arrangementer er at det er enklere for verneombudet å frigi tid til å delta. Ulempen er at man ikke blir kjent med hverandre i samme grad på digitale plattformer som i fysiske møter. RVO vil de kommende årene jobbe med å utvide tilbudet om verneombudsforum også til andre deler av landet.

Situasjonsbeskrivelse av renholdsbransjen

Renholdsbransjen er blant de hardest rammede bransjene under pandemien. Pålegg om hjemmekontor er et av tiltakene som har vært mest brukt av myndighetene under pandemien, og dette har redusert både behovet for renhold på arbeidsplasser og behovet for renhold i hjemmet. Dette har rammet renholdsbransjen spesielt hardt. Tall fra NAV viser at kun 54 % av renholderne er tilbake i ordinært arbeid ett år etter pandemiens start. Også her er det store geografisk forskjeller. På Østlandet er andelen som er tilbake på jobb lavere enn i landet for øvrig.

Mange av virksomhetene som RVO har vært i kontakt med har verneombud, eller skriftlig avtale om annen ordning. RVO erfarer imidlertid at de fleste verneombudene i bransjen er utpekt av ledelsen, og ikke valgt av de ansatte. Det er sjelden at virksomheter tilrettelegger og planlegger personalmøter, og hvis de gjør det så får ansatte sjelden mulighet til å ta opp saker på møter.

Under pandemien er verneombud i mange renholdsvirksomheter blitt permittert eller sluttet og ikke erstattet. Det gjør at vernetjenesten er svært mangelfull og medvirkningsmulighetene er redusert. I de større virksomhetene har de gjenværende verneombudene større områder enn de klarer å rekke over og det gjør at ansatte ikke vet hvem som er verneombud. De ansatte får liten opplæring i HMS og avviksregistrering, og kjennskap til verneombud og bedriftshelsetjeneste skiller seg særlig negativt ut. RVO får tilbakemeldinger om at ansatte opplever å ikke bli hørt og at om de tar opp ting blir de flyttet til andre arbeidsplasser. Dette skyldes ofte manglende opplæring av leder, manglende kunnskap om norsk arbeidsliv og den norske modellen, og ofte mangelfulle språkkunnskaper.

RVO erfarer at det var flere som startet opp med enkeltpersonforetak uten ansatte i 2021 enn tidligere. Det er fortsatt mange som starter selskap som ikke har kunnskap om godkjenningsordningen og kravet om HMS-kort. RVO opplever en økning av renholdere som ikke registrerer selskap, men jobber som renholdere og får betalt svart. Det blir annonsert bl.a. på Facebook, og i noen tilfeller er dette satt i system, der noen formidler denne type arbeid med flere som utfører tjenester for dem. Det er mange bedrifter som ikke klarer å drive renholdsbyråer med renhold i private hjem. Det er de små og mellomstore selskapene som sliter mest med konkurransen fra de som driver med svart arbeid.

Konkurransen i markedet har blitt tøffere, og renholderne opplever et stor press når det gjelder arbeidstid. Mange får flere kunder innenfor samme arbeidstid og de arbeider gjerne flere timer enn det de får betalt for. RVO erfarer også at renholderne ikke får betalt for den tiden de står disponibel for arbeidsgiverne. Mange arbeider 9–10 timer fast hver dag, men får bare betalt for de timene som kommer fram på arbeidskontrakten. Mange får heller ikke betalt for reise mellom oppdrag.

RVO i renholdsbransjen har veiledet mest i kjennskap til verneombud, mangler på HMS-kort og risikovurdering tilpasset virksomheten.

Erfaringer med virksomhetenes systematiske HMS-arbeid og vernetjeneste

De fleste av de 284 renholdsvirksomheter RVO har besøkt i 2021 jobber ikke systematisk med HMS, selv om en del bedrifter har en HMS-perm. Gjennom arbeidsplassbesøkene (307 i 2021) avdekket RVO at få ansatte kjenner til virksomhetens HMS-rutiner, og har heller ikke tilgang til disse. Hvis de har verneombud så er det også få ansatte som vet hvem dette er eller hva verneombudet kan bidra med. På grunn av manglende tid og kunnskap hos ledelsen, sliter mange av bedriftene med å komme i gang med systematisk HMS-arbeid, og velger å kjøpe nettbaserte HMS-systemer i den tro at systemet er klart til å ta i bruk. De tror ofte at de ikke trenger å gjøre noe mer, men systemet de har kjøpt er egentlig bare en mal som virksomheten må redigere og tilpasse før det tas i bruk. Det er få som har skjønt dette, og dette er et vanlig tema i RVOs veiledning.

RVO i renholdsbransjen har veiledet mest i kjennskap til verneombud, mangler på HMS-kort og risikovurdering tilpasset virksomheten.

Oppfølging av ikke godkjente renholdsvirksomheter

Et viktig virkemiddel for å bidra til en seriøs renholdsbransje, er kravet om at alle virksomheter som tilbyr renholdstjenester skal være godkjent av Arbeidstilsynet. Dette er et krav som mange nyetablerte virksomheter ikke er kjent med, og derfor sender de regionale verneombudene brev til disse for å gjøre dem oppmerksomme på at de må søke godkjenning.

RVO innenfor renhold har i flere år kontaktet virksomheter som ikke er registrert i renholdsregisteret til Godkjenningsordningen for renholdsvirksomheter. I perioder hvor det har vært vanskelig å besøke virksomhetene fysisk, har dette vært en prioritert oppgave fra hjemmekontoret.

RVO finner stadig aktive renholdsvirksomheter som står som ikke godkjent i renholdsregisteret eller som ikke har søkt om godkjenning. Det kan også være virksomheter som er godkjent i renholdsregisteret uten ansatte, men som RVO oppdager at har ansatte. Virksomhetene kontaktes per brev, e-post eller telefon med veiledning om hvordan de skal registrere seg riktig, og informasjon om RVO-ordningen.

I 2021 sendte RVO ut 623 brev for å informere om dette. RVO følger opp virksomheten en tid etter at brevet er sendt, og sjekker om de har søkt og fått godkjenning eller om de har fått avslag på søknaden, men fortsatt tilbyr renholdstjenester. RVO har forsøkt å kartlegge årsaken til manglende registrering. Det er ingen enkeltstående årsak som skiller seg ut. Noen virksomheter har ikke kommet i gang med drift eller er av andre årsaker sovende selskaper, andre er ikke klar over at det eksisterer en godkjenningsordning. Det er også selskaper som burde vært slettet i Brønnøysundregistrene, men som ikke er det. Etter at RVO har kontaktet dem, har mange søkt om godkjenning, blitt godkjent i renholdsregisteret eller slettet i Brønnøysundregistrene. Hvis virksomhetene ikke har søkt om godkjenning innen rimelig tid, sender RVO tips til Arbeidstilsynet. I 2021 ble det sendt tips til Arbeidstilsynet om nesten 50 % av de virksomhetene som det først var sendt brev til.

Situasjonsbeskrivelse av overnattings- og serveringsbransjen

Året 2021 begynte med mange begrensninger og tiltak rettet mot spesielt serveringsbransjen. På store deler av Østlandet var de fleste serveringsstedene stengt og det eneste som var tillatt var take-away. Gleden var stor både for bransjen og gjester da forsommeren kom med gradvis gjenåpning. Også i år var det mange nordmenn som valgte Norgesferie og spesielt campingplasser hadde svært godt belegg.

Den største utfordringen i overnattings- og serveringsbransjen sommeren og utover høsten 2021 var mangel på arbeidskraft. Mange arbeidstakere hadde brukt tiden som permittert til å skaffe seg arbeid i andre bransjer, og innreiserestriksjoner gjorde det vanskelig å bemanne med utenlandsk arbeidskraft.

I midten av desember 2021 ble det, på grunn av økende smittetall og ny virusvariant, igjen nasjonale smitteverntiltak som nok en gang fikk store konsekvenser for overnattings- og serveringsbransjen. Bordservering, skjenkestopp, avstands- og antallsbegrensning ble gjeninnført.

Erfaringer med virksomhetenes systematiske HMS-arbeid og vernetjeneste

RVO besøkte 814 virksomheter innen overnatting og servering i 2021, og også i 2021 ble hovedfokuset smittevern og rutiner knyttet til dette. Overnattings- og serveringsvirksomhetene har vært flinke til å tilpasse seg de nye kravene. De fleste virksomhetene fikk raskt på plass gode smittevernsrutiner. De fleste av disse fungerte bra i praksis, men det manglet skriftlig dokumentasjon hos mange virksomheter. RVO har utviklet og veiledet i bransjetilpassede smittevernsrutiner.

Systematisk HMS-arbeid har ikke vært høyt prioritert siden nedstengningene og restriksjonene har gjort det vanskelig for bedriftene å overleve og det har vært en del kompromisser når det gjelder systematikk i HMS-arbeidet og vernetjenesten. Mange måtte velge verneombud på nytt og etablere vernetjeneste.

RVO erfarer at det fortsatt mangler kunnskap om hvorfor det skal etableres vernetjenester og hvordan man skal gå fram for å få den på plass. Det tar vanligvis lang tid fra etablering til at bedriften har en fungerende vernetjeneste. Betydning av vernetjenesten er ikke etablert hos bedriftseier eller ansatte. Her må det en generell opplæring til for alle som deltar i arbeidslivet.

Verneombudene mangler ofte kurs, er ikke motivert og får ikke medvirke. For verneombud som har fått kurs de siste 2 årene har disse stort sett blitt gjennomført digitalt. Det finnes korte digitale nettkurs fra før, men også gode og seriøse tilbydere har måttet arrangere nettkurs fordi koronapandemien begrenset fysisk kursdeltakelse.

Faktorer som har gjort verneombudsrollen ekstra krevende er høy turnover, flere permitteringer i 2020 og 2021, dårlig økonomi hos bedriftene, dårlig tid, og lite kunnskap om forebyggende HMS-arbeid hos bedriftseier, ledere og ansatte.

RVO har mest aktivitet overfor de mindre virksomhetene, men har også fulgt opp noen kjeder. Kjedene har ofte svært gode systemer og dokumentasjon, men det er ikke alltid etablert ute i hver enkelt virksomhet. HMS havner stort sett langt ned på prioriteringslista, og RVO opplever at det som regel skyldes manglende forståelse, ikke vond vilje.

Besøk hos sesongvirksomheter sommeren 2021

RVO besøkte 119 campingplasser i sommersesongen 2021, og også andre sesongvirksomheter som fornøyelsesparker og uteserveringer, totalt 173 sesongvirksomheter. Av disse var 14 av virksomhetene nyoppstartet, og 71 hadde ansatt unge arbeidstakere. Det er store forskjeller på hvordan disse virksomhetene har opplevd sommersesongen 2021. Noen er veldig fornøyde, mens andre har vært svært berørt av at det har vært få utenlandske turister i Norge. RVO erfarte at de aller fleste virksomhetene var gode på smittevern og smittevernsrutiner, og at den største utfordringen var å skaffe nok arbeidskraft.

Andre aktiviteter i 2021

Både de regionale verneombudene og sekretariatet hadde i 2021 flere aktiviteter i tillegg til besøk, for å veilede større grupper om spesifikke tema, samle kunnskap, bidra til utviklingsarbeid og samarbeide med andre.

Muskel- og skjelettkampanjen

Arbeidsrelaterte muskel- og skjelettplager utgjør omtrent 40 % av sykefraværet i Norge. Overnattings-serverings- og renholdsbransjen er alle bransjer som er særlig utsatt for slike plager og forebyggingspotensialet er stort. Gjennom hele 2021 har RVO i ulike sammenhenger og med ulike aktiviteter satt søkelys på forebygging av muskel- og skjelettplager.

RVO har blant annet utarbeidet forslag til risikobeskrivelse og tiltak mot muskel- og skjelettplager, både for serveringsbransjen og renholdsbransjen. Skjemaet skal være et hjelpemiddel til virksomheter med å komme i gang med risikovurdering og kartlegging muskel- og skjelettplager. Skjemaene er lagt ut på vår nettside og RVO bruker det som eksempel ved kontakt med bedrifter og ansatte.

Webinar om muskel- og skjelettplager i serveringsbransjen

I samarbeid med Arbeidstilsynet og som del av den europeiske kampanjen «Gode arbeidsplasser sikrer rett belastning» i regi av EU-OSHA, holdt RVO sitt første webinar den 11. november. Målet med webinaret var å gi kunnskap og enkle verktøy for å forebygge muskel- og skjelettplager på arbeidsplassen, uavhengig av om du er kokk, servitør, leder eller ansatt. Både RVO, representanter fra partene og eksterne bidro med innhold i webinaret, der temaene blant annet var:

• Fakta og kunnskap om muskel- og skjelettplager for servitører og kokker.
• Hvordan man kan sikre et langt og helsefremmende yrkesliv i serveringsbransjen
• Arbeidstilsynets erfaringer med virksomhetene i serveringsbransjen når det gjelder forebygging av muskel- og skjelettplager og arbeidsrelaterte psykiske plager
• Rollene i HMS-arbeid inkludert regionale verneombud i hotell, restaurant og renhold
• Hvordan bedriftshelsetjenesten (BHT) kan bistå
• Norge trenger flere kokker! Hvorfor unge bør velge kokke- og servitøryrket?

Det var i overkant 200 påmeldte deltakere til webinaret som varte i 1,5 timer. Per 31.12.21 har til sammen 319 personer sett webinaret, enten på sendingsdagen eller i opptak. Brukerundersøkelsen som ble sendt ut i ettertid gav svært positiv respons både på forelesere og den faglige kvaliteten på seminaret. Webinaret opplevdes i stor grad motiverende for videre arbeid med temaet og relevant for deltakerne, som ville anbefale det til andre.

Virtual reality-verktøy om muskel- og skjelettplager

Virtual reality-verktøy (VR) er datasimulert (spill) eller filmet virkelighet som kan oppleves gjennom VR-briller. VR-teknologi kan ha mange bruksområder, for eksempel i opplæring og veiledning om ulike tema. VR-teknologi bidrar til å gjøre veiledningen mer virkelighetsnært og engasjerende. RVO har i samarbeid med (og finansiert av) Avdeling for kunnskapsformidling og inkluderende arbeidsliv i Arbeidstilsynet laget en 360° VR-film som tar for seg de psykososiale årsakene til arbeidsrelaterte muskel- og skjelettplager.

Verktøyet er laget for at både regionale verneombud, inspektører i Arbeidstilsynet og bedriftshelsetjenesten skal kunne ta dette i bruk i veiledning, både på konferanser, seminarer og bedriftsintern veiledning. Prosjektet har blitt ferdigstilt i 2021 og er nå klar for å tas i bruk. Alle regionale verneombud som ønsker å bruke VR-verktøyet i sin veiledning ute hos virksomhetene skal i løpet av første kvartal 2022 få opplæring for å ta i bruk dette verktøyet. I 2021 har vi testet ut VR-filmen hos noen serveringsbedrifter, og vi har fått veldig positive tilbakemeldinger.

«Know your rights»

Kampanjen «Know your rights» er utarbeidet av Arbeidstilsynet, finansiert med EØS-midler og gjennomføres i samarbeid med arbeidstilsynene i Estland, Litauen, Bulgaria og Romania. Målsettingen med kampanjen er å gi relevant og enkel informasjon til utenlandske arbeidstakere om rettigheter og plikter på målgruppenes eget språk.

Kampanjens budskap er lønn, arbeidstid, arbeidskontrakter og arbeidsmiljø. Kun sistnevnte er å anse som i kjerneområdet for RVO-ordningen, men kampanjen er et viktig bidrag til å skape mer ordnede forhold for arbeidstakere og like konkurransevilkår for arbeidsgivere i overnatting, servering og renholdsbransjen. Utdeling av informasjon om fra kampanjen har blitt gjort i de tilfellene og besøkene hvor innholdet i kampanjen har vært relevant for mottakerne.

Kampanjen har blitt relansert i september 2021 og både bransjene renhold og overnatting/servering har fått tilpasset materiale til sine yrkesgrupper.

Facebook og ordningens nettside

Gjennom vår Facebook-side og nettside, ønsker vi å nå ut med god informasjon om ordningen og å synliggjøre ulike RVO-aktiviteter. På nettsiden og Facebook blir det bl.a. publisert artikler om RVO-ene og deres aktivitet og besøk til virksomheter, konferanser, markering av bransjedager og aktuelle bransjespesifikke artikler og verktøy med tips og råd. RVO med sin bransjebakgrunn og erfaring som verneombud har utarbeidet flere gode verktøy til virksomhetene og ansatte, her nevnes bransjespesifikk risikobeskrivelse og forslag til tiltak mot muskel- og skjelettplager, smitteverntiltak ved campingplasser, renholdsbedrifter og serveringssteder. En RVO-artikkel på nettsiden med tips og råd til avvikshåndtering, «Hva er avvik og hvordan få ansatte til å skrive avvik?», er vist hele 3 700 ganger. Siden om RVO-avgift er en av de mest besøkte på nettsiden. Vårt mål er å gi informasjon og svar på de spørsmål arbeidsgiver, regnskapsførere og andre måtte ha om avgiften.

Trafikk og besøk til nettsiden

Tall fra Google Analytics viser at det i 2021 har vært 11 247 unike brukere som har besøkt nettsiden, totalt har det vært nesten 39 000 sidehenvisninger. Det har vært flest sidehenvisninger til forsiden/landingsside, tips og råd, RVO avgift og mange har også søkt kontaktinformasjon til RVO på siden med oversikt regionale verneombud.

Av de 11 247 brukerne som har vært besøkt nettsiden har ca. 55 % kommet inn på siden ved å bruke en søkemotor (som Google), ca. 30 % har kommet inn på siden ved å trykke på en link som fører til nettsiden (f.eks. linken som står i fakturaen for avgift) og 12 % prosent har kommet inn på siden fra sosiale medier/Facebook og resterende 3 % fra en nettside som har omtalt ordningen og lagt link til artikkelen på nettsiden.

Markering av renholdernes dag 15. juni

Også i 2021 markerte RVO den internasjonale renholdernes dag, 15. juni, og dagen ble markert hele uken med besøk og aktiviteter for renholdsbedrifter og ansatte. RVO besøkte over 80 arbeidsplasser i løpet av uken med markering av renholdernes dag. Temaet ved besøkene var blant annet hentet fra Det europeiske arbeidsmiljøorganet (EU-OSHA) sin kampanje «Gode arbeidsplasser sikrer rett belastning» – om forebygging av muskel- og skjelettplager. RVO hadde med materiale som var tilpasset renholdsbransjen. Både nettside og Facebook ble brukt aktivt for å nå ut til flest mulig forut for markeringen. Det ble lagt ut informasjon om dagen to uker i forkant og en promoteringsvideo på Facebook ble publisert en uke i forkant. Renholdsnytt bidro også med å spre informasjon om RVO-markering av renholdernes dag. Historiefunksjonen på Facebook ble benyttet til å publisere bilder fortløpende. Vi nådde over 12 400 personer på Facebook med innleggene om renholdernes dag, noe som er den største rekkevidden som foreløpig er oppnådd ved bruk av Facebook og nettside. Normal rekkevidde for våre innlegg på Facebook er på 300–700 personer. Erfaring viser at vi treffer best med rekkevidden når vi utarbeider artikler selv, enn når vi deler andres innlegg.

Mye av suksessen med markering av renholdernes dag på Facebook, ligger i den nære kontakten og nettverket RVO-ene har i bransjen.

Mye av suksessen med markering av renholdernes dag på Facebook, ligger i den nære kontakten og nettverket RVO-ene har i bransjen. Mange renholdere satt stor pris på oppmerksomheten de fikk fra RVO denne dagen, og stilte villig opp på bilder som ble publisert på Facebook. Vi fikk en økning i antall følgere på Facebook gjennom uken med markeringen av renholdernes dag og vi har i dag 558 følgere.

Konferanser

Det ble heller ikke i 2021 arrangert mange fysiske møteplasser i form av messer og konferanser. Enkelte arrangører har valgt å utsette arrangement, mens andre har gjennomført dem digitalt.

I oktober deltok to RVO innen overnatting og servering på Camping- og reiselivskonferansen 2021. Denne gang ble konferansen arrangert i Alta og hadde deltakere fra Kristiansand til Nordkapp. Temaene var mange, men erfaringer og nødvendige omstillinger knyttet til pandemisituasjonen sto sentralt i mange av innleggene. RVO hadde også stand på denne konferansen.

Flere RVO innen renhold deltok på Bygg Ren Verdi i november 2021. Målgruppen for konferansen er alle som jobber med renhold, eiendomsdrift og forvaltning og er en av bransjens viktigste møteplasser. Konferansen retter seg mot både private leverandører og offentlige virksomheter. RVO hadde stand på konferansens messeområde. Det var 319 deltakere på konferansen og 35 stands på messeområde.

RVO deltok også som foredragsholdere på samlinger og møter i regi av blant annet Norsk Arbeidsmandsforbund og Fellesforbundet

Bransjespesifikke HMS-kurs innen overnatting og servering

RVO tilbyr et bransjespesifikt HMS-kurs for overnatting- og serveringsbransjen. Kurset er utviklet i samarbeid mellom NHO Reiseliv og Fellesforbundet, og består av tre moduler – e-læring, vernerunde og undervisning. Kurset tilbys både som bedriftsinternt kurs og som åpent for påmelding. På grunn av pandemien har det bare vært gjennomført ett bedriftsinternt HMS-kurs for verneombud og daglig leder i 2021, og dette måtte på kort varsel gjennomføres digitalt. Det var planlagt ytterligere 6 HMS-kurs som pga. pandemien ble flyttet til 2022, da det også vil bli et utvidet tilbud om HMS-kurs dersom smittesituasjonen tillater det.

I tillegg til det ordinære HMS-kurset er det gjennomført et prøveprosjekt med HMS-kurs for lærlinger, i samarbeid med opplæringskontoret for reiseliv, restaurant og matfag i Vestfold og Buskerud.

Samarbeidsavtale med Arbeidstilsynet

Det har i flere år vært en formell samarbeidsavtale mellom RVO-ordningene og Arbeidstilsynet, først og fremst for å styrke samarbeidet i det utadrettede arbeidet (hhv. RVO-besøk og tilsyn).

De forrige samarbeidsavtalene mellom Arbeidstilsynet og Fondet for regionale verneombud i hotell-, restaurant- og renholdsbransjen ble inngått i 2020. På grunn av koronapandemien har ikke avtalene blitt fulgt opp som opprinnelig tenkt. I tillegg har omorganiseringen av Arbeidstilsynet medført både behov for avklaringer og tydeliggjøring når det gjelder avtalen, og også synliggjort noen muligheter som ikke var like aktuelle tidligere.

Med bakgrunn i dette ble det gjennomført møter mellom Arbeidstilsynet og RVO-ordningen for BA den 24. august 2021 og RVO-ordningen for HRR den 8. oktober 2021. Nytt forslag til samarbeidsavtale ble lagt fram for fondsstyret i desember 2021, og den skal endelig besluttes av direktøren for Arbeidstilsynet i starten av 2022.

Samarbeid med Treparts bransjeprogram uteliv og DigØk

Skatteetaten har sett på hvordan offentlige etater i større grad kan utnytte digitaliseringen og økosystemet rundt en virksomhet for å øke etterlevelsen av lover og regler. Målet er å gjøre det enkelt for seriøse aktører å etterleve sine plikter og samtidige redusere de kriminelle aktørenes handlingsrom. Virksomheten og dens behov settes i sentrum og man ønsker å tilrettelegge for integrasjon av regelverk i virksomhetens egne systemer.

En representant fra RVO-ordningen har sittet i en DigØk-arbeidsgruppe siden juni 2021. Arbeidsgruppen består av representanter fra bransjen, arbeidsgiversiden, arbeidstakersiden, Arbeidstilsynet, Oslo kommune og Skatteetaten. Målet for denne arbeidsgruppen har vært å bidra med innsikt og innspill til å sikre etterlevelse av arbeidstidsbestemmelsene ved å sette opp et system hvor bruker underveis i prosessen f.eks. når det lages en vaktplan for virksomheten, gis informasjon om hva som er tillatt i hht. arbeidsmiljøloven og avtaler. Arbeidet er per 31.12.21 fortsatt pågående.

Gråsoner i renholdsbransjen

RVO erfarer at en del firmaer opererer i gråsonen av regelverket, enten bevisst for å omgå regelverket – eller ubevisst fordi de ikke kjenner til regelverket. Dette kan for eksempel være bemanningsbyråer, vaktmesterbyråer, formidlingsbyråer eller hjemmehjelpselskap. Gjennom besøk og annen kontakt med virksomhetene i renholdsbransjen, gir RVO veiledning og tipser Arbeidstilsynet når det er relevant. I 2021 har RVO forsøkt å samle og systematisere informasjon om de bedriftene vi vurderer som «gråsoneselskaper», med formål å gi en samlet oversikt over RVOs erfaringer med denne delen av bransjen.

Av ulike årsaker har vi ikke tilstrekkelig tallgrunnlag for å bekrefte eller avkrefte om antall selskaper som opererer i gråsonen av lovverket er økende eller bare tilfeldigheter. Vi vet imidlertid at RVO-ene til stadighet kommer over denne typen virksomheter og de retter seg i stor grad mot forbrukermarkedet i private hjem som er vanskelig for myndighetene å ha kontroll på ut ifra dagens lovverk. Trenden oppleves økende og urovekkende og kan føre til mindre oppfølging av virksomheter som tilbyr tjenester til private aktører.

Det ser fortsatt ut til å være en markedstrend at firma etablerer seg med nettsider/apper for å formidle tjenester til private kunder på vegne av blant annet renholdere/renholdsfirmaer. Dette er lukkede fora som RVO ikke har tilgang til, og derfor har lite innsyn i. Av nettsidene kommer det frem at formidler kan bistå med å opprette enkeltpersonforetak for sine tilbydere og at det enkelte renholdsfirma er ansvarlig for å ha blant annet HMS-kort. Utover det som kommer frem på nettsidene vet vi ikke hvilke firmaer det er snakk om, eller hvordan renholdsfirmaene følges opp av formidler. RVO har mottatt henvendelser fra renholdere som tror de har søkt jobb som renholder hos slike formidlere, men som ikke er klar over at de har fått registrert enkeltpersonforetak i sitt navn før de mottar melding om dette fra Brønnøysundregistrene.

Flere aktører i bransjen baserer sin virksomhet på deling av tjenester, det vil si at ansatte i virksomheten ikke får utbetalt lønn, men mottar en form for tjenesteyting som vederlag for utført renholdsoppdrag.

RVO-ene vil også gjennom 2022 følge med på utviklingen i bransjen, og fortsette med å registrere virksomheter som tilbyr renholdstjenester og fremgangsmåtene de benytter. Dette vil kunne gi et bedre grunnlag for å uttale seg mer sikkert om trendene vedvarer eller skifter, og være nyttig kunnskap for de som vurderer hvordan lovverket kan forbedres for å imøtekomme utviklingen i bransjen.

Register over serveringsbevillinger

RVO-ordningen skal kreve inn avgift fra blant annet alle virksomheter som har plikt til å ha en serveringsbevilling og/eller skjenkebevilling. Det er en stor utfordring i forbindelse med innkreving av avgiften å få oppdatert oversikt over alle serveringsbevillinger i de 356 kommunene. Enkelte kommuner har gode systemer for dette, mens andre kommuner har liten oversikt over serveringsbevillinger i egen kommune. Dette er også en utfordring for andre offentlige aktører som arbeider med serveringsbransjen. RVO-ordningen la derfor frem et forslag for Treparts bransjeprogram uteliv om mulighet for å få etablert et nasjonalt register over hvilke virksomheter som har serveringsbevilling. Bransjeprogrammet besluttet å gjennomføre et konseptarbeid for et mulig prosjekt for å få dette på plass. Konseptarbeidet ble utført av en ekstern konsulent finansiert av bransjeprogrammet i perioden 01.09.2021 til 31.12.2021. En representant for RVO-ordningen har sittet i styringsgruppen som har fulgt forprosjektet i denne perioden. Basert på anbefalingene i resultatet av konseptarbeidet vil bransjeprogrammet vurdere om det er mulig å få på plass et slikt register, de tekniske forutsetningene som må være til stede, hvem som bør involveres, finansiering av prosjektet og hvem som til slutt skal ha eierskapet til det. Det forventes en beslutning på dette i løpet av 2022.

Interne forhold

Personalsituasjonen

Ved inngangen til 2021 var det en ubesatt RVO-stilling innen renhold i Øst. Denne ble besatt 01.09.2021 og RVO er igjen fulltallige. Det vil si at det er totalt 16 RVO i HRR ordningen, hvorav 9 RVO primært jobber innen overnatting og servering og 7 innenfor renhold. RVO-ene er fordelt i fem områder: Nord, Midt, Vest, Sør og Øst og har kontorsted i henholdsvis Tromsø, Mosjøen, Trondheim, Bergen, Skien, Kristiansand, Moss, Drammen og Oslo. Sekretariatet består av 5 administrativt ansatte, som alle har sitt kontorsted i Oslo, sammen med RVO-ene i Oslo og ordningens daglige leder. Alle kontorene er samlokalisert med Arbeidstilsynet, som er arbeidsgiver for HRR-RVO-ene og sekretariatet.

Det var et relativt høyt sykefravær i seksjonen i 2021, totalt 6,07 %, mot 1,47 i 2020. Dette tilsvarer totalt 298 sykefraværsdager. 5,71 % av sykefraværet var legemeldt. Sykefraværene skyldtes hovedsakelig planlagt legebehandling og covid-19. Ingen av sykefraværene var arbeidsrelatert.

Seksjonssamlinger

Det ble gjennomført fire seksjonssamlinger i 2021, tre digitale og en fysisk seksjonssamling i oktober. Samlingene har som mål å legge til rette for erfaringsutveksling, relasjonsbygging, kompetanseheving og sikre enhetlig utførelse av vervet. På samlingene jobbet vi med planlegging av løpende aktiviteter og satsninger, planlegging og evaluering av virksomhetsplan og handlingsplaner. Andre temaer har vært kommunikasjonsstrategi og bruk av profilmanual, eget arbeidsmiljø og kommunikasjons- og samarbeidskultur. I tillegg bidro interne og eksterne foredragsholdere med gode faglige og nyttige innlegg.

RVO-systemet

RVO-systemet er fagsystemet til de regionale verneombudene. 2021 var siste året med et flerårig IT-utviklingsprosjekt for å gjøre dette fagsystemet både mer oppdatert og robust i hht. dagens krav og teknologi, sikre bedre funksjonalitet og økt brukervennlighet. Prosjektet ble avsluttet 31.12.2021 og arbeidet gikk over til ordinær drift, forvaltning og videreutvikling.