Årsrapport fra regionale verneombud 2020

Året 2020 ble et annerledes og utfordrende år for både de regionale verneombudene og ikke minst for bransjene vi ønsker å bistå. Årets to første måneder ble gjennomført som planlagt med bedriftsbesøk og gruppeveiledninger. RVO arrangerte bransjerettet HMS-kurs for overnattings- og serveringsbransjen i Oslo og flere datoer for kurs ble lagt ut på ulike steder i landet.

Fra og med 12. mars 2020 ble alle ansatte i Arbeidstilsynet pålagt hjemmekontor. I den første tiden ble det også gitt instrukser om å ikke drive noen form for oppsøkende virksomhet, hverken fysisk eller via e-post, telefon eller lignende. RVO ble imidlertid hyppig kontaktet av innehavere, daglig ledere, verne­ombud og ansatte. De fleste var fra virksomheter som tidligere hadde hatt besøk av RVO, men noen ansatte og daglig ledere hadde aldri vært i kontakt med RVO tidligere. Behovet for informasjon var stort og situasjonen i bransjene var uoversiktlig.

Personalsituasjonen

Det har vært en stabil personalsituasjon. RVO innen overnatting og servering i Vest gikk høsten 2020 av med alderspensjon. Etter en intern omrokkering er denne stillingen besatt og en RVO-stilling innen renhold i Øst er ubesatt ved inngangen av 2021. Det forventes at denne blir besatt i løpet av første halvår. Det er pr. d.d. totalt 15 RVO i HRR ordningen, hvorav 9 RVO primært jobber innen overnatting og servering og 6 innenfor renhold. Etter ansettelsen i Øst vil det igjen være 16 RVO. RVO-ene er fordelt i fem regioner; Nord, Midt, Vest, Sør og Øst og har sitt kontorsted i henholdsvis Tromsø, Trondheim, Bergen, Skien, Kristiansand, Moss, Drammen og Oslo.

Besøksstrategi 2020 for regionale verneombud

Primæroppgaven til RVO-ene er å besøke små og mellomstore virksomheter som ikke har verne­tjeneste eller har eksisterende vernetjeneste som ikke fungerer etter intensjonen. RVO snakker med både innehavere, daglig ledere, verneombud og i noen tilfeller, ansatte, under besøkene. Det har ikke vært anledning til å gjennomføre så mange fysiske besøk i 2020. Mange RVO-er har derfor tatt i bruk andre kanaler for å nå ut til virksomhetene og mot slutten av 2020 ble det gjennomført en rekke digitale veiledninger med små og mellomstore virksomheter.

RVO snakker med både innehavere, daglig ledere, verneombud og i noen tilfeller, ansatte, under besøkene.

Gjennomførte kompetanse­utviklingstiltak

Seksjonssamlinger

Det har kun vært avholdt en fysisk felles samling for RVO-ene i 2020. Denne ble avholdt i februar. Det ble avholdt tre digitale seksjonssamlinger fra hjemmekontor via Teams. Samlingene har som mål å legge til rette for erfaringsutveksling, relasjons­bygging, kompetanseheving og sikre enhetlig ­utførelse av vervet. Det kom som en overraskelse for mange at digitale seksjonssamlinger var gode alternativer for fysiske samlinger på områdene fagutvikling og kompe­tanseheving. Besøksstrategi, virksomhetsplan og handlingsplaner ble arbeidet med både i fellesskap og i gruppearbeid på digitale samlinger. Gode interne og eksterne foredrags­holdere holdt faglig sterke og engasjerende digitale presentasjoner. Erfaringsutveksling og relasjons­bygging var imidlertid litt mer utfordrende å få til digitalt, og RVO-ene ser frem til å kunne møtes i plenum fysisk igjen forhåpentligvis i løpet av 2021.

Kompetanseheving fra hjemmekontor

Seksjon for regionale verneombud satte tidlig fokus på intern kompetanseheving som et egnet og viktig tiltak for å få størst mulig faglig utbytte av hjemmekontorsituasjonen. Det ble samlet ressurser og artikler på eget hjemmeområde for å kunne veilede virksomhetene i bransjene best mulig fra hjemmekontor. Det har også blitt utarbeidet nye veiledningspunkter knyttet til kartlegging, risikovurdering og opplæring av de ansatte i smittevern.

Det har siden mars 2020 vært høy deltakelse fra RVOs side på digitale foredrag, webinarer og kurs. Seksjonen fikk tilpassede foredrag og kurs om eget smittevern og smittevern i overnattings- og serveringsbransjen, klarspråk skrivekurs og kurslederkurs i hvordan forebygge og håndtere seksuell trakas­sering i bransjene. Arbeidstilsynet har produsert en rekke webinarer og kurs både til internt og eksternt bruk som RVO har hatt stort utbytte av å delta på. Temaene på disse har vært ergonomi, varsling, arbeids­tid og nattarbeid. Det ble også gitt opplæring i hvordan gjennomføre fysisk besøk på en trygg måte med hensyn til smittevern og hvordan gjennomføre veiledning på Teams.

RVO HRR opprettet Facebook-side i slutten av mars. Det er satt ned en egen redaksjonsgruppe, med fire RVO-er og sekretariatet, til å utarbeide artikler og administrere siden. Målet med egen Facebook-side er å nå ut til flere virksomheter og personer med tilknytning til overnattings-, serverings- og renholdsbransjen, samt økt trafikk inn til vår nettside – les mer om RVO på Facebook

Utadrettet informasjon (Deltagelse på messer, konferanser, skoler, kurs, foredragsholder, etc.)

Det har ikke vært mange fysiske konferanser og messer i 2020. RVO deltok på FDV Renholdskongressen på Gardermoen i januar, SMAK-messen og var deltaker med stand på Camping- og reiselivs­konferansen 2020. Messer og konferanser er en fin måte å treffe bransjene på og resulterer ofte i bedriftsbesøk i etterkant.

RVO deltok for 5. året på rad med innlegg om HMS og vernetjenesten på kickoff for sesongen 2020–2021 for Hovden Alpinsenter. Dette arrangeres hvert år i forkant av sesongen for gamle og nye ansatte.

De andre planlagte messene og konferansene i 2020 ble enten avlyst, utsatt eller gjennomført digitalt.

Samarbeid med andre

Den nærmeste samarbeidspartneren til RVO-ene er Arbeidstilsynet. Tidligere har samarbeidet stort sett vært med tilsynsavdelingen innenfor de relevante bransjene i det geografiske området den enkelte RVO har ansvaret for. Dette er et viktig samarbeid om konkrete utfordringer i enkeltvirksomheter og på enkelte steder. I 2020 ble imidlertid RVO-ordningen organisatorisk plassert som egen seksjon i Avdeling for kommunikasjon og brukerdialog i Arbeidstilsynet hvor også seksjon for veiledning og kommunikasjon, seksjon for samfunnskontakt og kanaler, seksjon for svartjenesten og den nyopprettede seksjonen kunnskapsformidling inkluderende arbeidsliv, er plassert. Den nye organiseringen har medført også nye muligheter for samarbeid, erfaringsutveksling og kompetanseoverføring. Blant annet gjelder dette innen tema som veiledning og veiledningsmetoder, målgruppe­innsikt, kanalvalg, bransjekunnskap og andre tema som kan styrke RVO-enes bidrag til bransjene.

I tillegg til samarbeid med Arbeidstilsynet, har også RVO godt samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene og arbeidsgiverorganisasjonene. Mest konkret er samarbeidet med Fellesforbundet, blant annet om informasjonsmøter for tillitsvalgte. Det ble i fondsstyremøter høsten 2020 enighet om å videreutvikle samarbeidet med alle organisasjonene, også arbeidsgiversiden.

RVO-enes erfaringer med virksomheters vernetjeneste og systematiske HMS-arbeid

Bransjene overnatting, servering og renhold har mange likhetstrekk. Felles for dem er at det er bransjer som har overvekt av små virksomheter med få ansatte. Bransjene har også høy turnover og stadig færre ansatte med fagutdannelse. RVO-ene erfarer fortsatt at mange av virksomhetene de kontakter har et mangelfullt og lite systematiske verne- og HMS-arbeid. Ved de mellomstore virksomhetene fungere ofte vernetjenesten og HMS-arbeidet bedre enn hos de små virksomhetene. For mange virksomheter ses verneombudsrollen på som en lovpålagt rolle som man sørger for å ha på plass for å tilfredsstille myndighetens krav, ikke for å ha en viktig rolle i virksomhetens HMS-arbeid.

Mange virksomheter mangler skriftlighet rundt sitt systematiske HMS-arbeid. De har kanskje en gammel HMS-perm, men denne må det børstes støv av før den kan fremvises RVO under besøk. Noen virksomheter kjøper et nettbasert HMS-system, men systemet de har kjøpt er egentlig bare en mal som må redigeres og tilpasses den spesifikke virksomheten og dette har man ikke forstått at må gjøres eller man prioriterer ikke å gjøre det. RVO ser allikevel en klar forbedring i virksomhetenes systematiske HMS-­arbeid ved oppfølgingsbesøk.

RVO registrerer at det fremdeles er få virksomheter som bruker bedriftshelsetjenseten (BHT) aktivt i sitt HMS-arbeid. Enkelte virksomheter vet ikke hva de skal bruke BHT til og har kun inngått avtale med BHT fordi det er lovpålagt. Manglende kunnskap om BHT vanskeliggjøre kvalitetssikringen av avtalen mellom bedriftshelsetjenesten og bedriften. Enkelte virksomheter velger det billigste tilbudet uten å vurdere kvaliteten på tilbudet og avtalen får da gjerne liten betydning for det systematiske HMS-arbeidet.

Krav til virksomhetene om kartlegging, risiko­vurdering, opplæring og tiltak innenfor smittevern har ­aktualisert behovet for HMS-kunnskap og systematisk HMS-arbeid. Smittevern har vært et naturlig tema i kontakten med virksomhetene i 2020. Behovet for informasjon har vært stort og spørs­målene mange, men mange virksomheter har også gjort en god innsats med å tilegne seg den nødven­dige kunnskapen. RVO erfarer imidlertid at det er store mangler i forhold til skriftligheten rundt dette. RVO har besøkt/vært i kontakt med virksomheter som ikke har noen skriftlige rutiner, men hvor det kommer frem i samtalen at de har gjort gode vurderinger og tiltak i praksis. En del virksomheter har gitt uttrykk for at de synes det er vanskelig å få på plass skriftlige rutiner. Det er også mange steder hvor hverken verneombudet eller ansatte har blitt involvert i vurderingene som blir gjort rundt smittevern. Verneombudet hadde vært en naturlig samarbeidspartner for virksom­heten i dette arbeidet og RVO har veiledet virksomhetene i viktigheten og verdien av involvering og medvirkning. Dette arbeidet forsterkes ytterligere i 2021.

Det er fremdeles en stor utfordring i bransjene med at mange snakker svært dårlig norsk og/eller engelsk. I disse tilfellene blir det spesielt viktig å undersøke om vernetjenesten er en fungerende vernetjeneste. Dersom all skriftlig dokumentasjon i en virksomhet er på et språk de ansatte, og av og til daglig leder, behersker dårlig, bruker RVO litt ekstra tid i virksomheten for å se hvordan dette løses i praksis.

Hovedregelen er at alle virksomheter som er omfattet av arbeidsmiljøloven skal ha verneombud, men virksomheter med færre enn 10 ansatte kan inngå en skriftlig avtale med de ansatte om annen ordning. RVO avdekker fremdeles at mange virksomheter med under 10 ansatte mangler vernetjeneste eller skriftlig avtale om annen ordning. RVO sin erfaring er at mange ledere i små virksomheter er av den oppfatning at fritaket av plikt til å velge verneombud, også er et fritak fra vernearbeid. I de tilfellene det eksisterer en skriftlig avtale om annen ordning, er denne avtalen utdatert. Avtalen kan ha en varighet på maks to år og alle ansatte skal ha signert dokumentet. Dette medfører at dersom ansatte slutter eller begynner i virksomheten, må avtalen oppdateres. I våre bransjer med høy turnover, er denne avtalen sjelden oppdatert.

Situasjonsbeskrivelse av renholdsbransjen

Overnatting og servering er blant de hardest rammede bransjene i pandemien, men renholdsbransjen opplevde også permitteringer når behovet for renhold på for eksempel arbeidsplasser, skoler og barnehager falt kraftig i forbindelse med nedstengingen i mars. Spesielt kontorarbeidsplasser og kantiner kom aldri tilbake til normal drift i 2020. Ved utgangen av året var det fremdeles mye usikkerhet knyttet til utviklingen i renholdsbransjen.

Renholdere har lenge vært en underkjent arbeidsgruppe i forhold til viktigheten av arbeidsoppgaven de utfører. I slutten av mars 2020 havnet renholdere på listen over personell i virksomheter med samfunnskritiske funksjoner i Norge i forbindelse med håndteringen av covid-19 pandemien. Både kronprins Haakon og statsminister Erna Solberg gikk offentlig ut og takket renholderne for innsatsen de gjør under pandemien. Samtidig var «forsterket renhold» et av Folkehelseinstituttets anbefalte smittevernstiltak. Begrepet smittevask ble tatt i bruk i dagligtalen og kvaliteten på renholdet ble veldig viktig. Det økte fokuset på kvalitet bidro også til at renholdsvirksomheter som tidligere ikke hadde fokusert så mye på fagkunnskap, oppdaget verdien av at de ansatte hadde kunnskap om renholdsmetoder og renholdsfaget.

RVO-enes resultater Renholdsbransjen

Annet

Erfaringer med virksomhetenes systematiske HMS-arbeid og vernetjeneste

I 2020 ble kartlegging, risikovurdering, opplæring og tiltak tema i fleste virksomheter. Dette har alltid vært viktige tema når RVO er på bedriftsbesøk. Flere RVO-er har siden lansering i 2018 brukt «Risikohjelpen» aktivt på besøk og gitt virksomhetene en innføring i bruk av denne. Risikohjelpen er et digitalt verktøy utviklet av Arbeidstilsynet for å hjelpe virksomheter med å redusere risiko for sykdom og skade på arbeidsplassen. Risikohjelpen er bransjetilpasset blant annet til renholdsbransjen. I Trøndelag har RVO bidratt til at 444 renholdsvirksomheter siden 2018 har tatt i bruk Risikohjelpen som et verktøy for å bedre virksomhetens systematiske HMS-arbeid.

Det er fremdeles en utfordring i bransjene at verneombudet ikke blir frigjort fra andre ordinære arbeidsoppgaver til å utføre vervet som verneombud. Her er det imidlertid store variasjoner mellom virksomhetene som ser verdien av en god vernetjeneste for sine ansatte, og de virksomhetene som anser verneombudet som en lovpålagt rolle som de må etablere og dokumentere for å tilfredsstille offent­lige myndigheter.

RVO-enes kontakt med ikke godkjente renholdsvirksomheter

RVO innenfor renhold har kontaktet virksomheter som ikke er registrert i renholdsregisteret til Godkjenningsordningen for renholdsvirksomheter. RVO oppdager stadig aktive renholdsvirksomheter som står som ikke godkjent i renholdsregisteret eller som ikke har søkt om godkjenning. Virksomhetene kontaktes per brev, e-post eller telefon med vei­ledning om hvordan de skal registrere seg, og infor­masjon om RVO-ordningen. Dersom virksomhetene ikke registrerer seg innen rimelig tid tipses Arbeids­tilsynet. Dette er en arbeidsoppgave som foregår jevnlig ved siden av ordinære bedrifts­besøk, men som egnet seg godt som oppgave for hjemmekontorsituasjonen. I 2019 kontaktet RVO 424 ikke godkjente renholdsvirksomheter, mens i 2020 ble 753 virksomheter kontaktet. Av disse var det 325 som ikke registrerte seg innen rimelig tid og ble tipset om til Arbeidstilsynet. Ved gjen­nomgang ved årsslutt i området Vest hadde 30% av virksomheten som hadde fått brev med veiledning, registrert seg i renholdsregisteret, mens 24% var slettet i enhetsregisteret. Ved gjennomgang i området Øst var tilsvarende tall at 21 % var godkjente i renholdsregisteret ved årsslutt og 15 % var slettet i enhetsregisteret.

I forbindelse med markering av renholdernes dag 15. juni, besøkte RVO renholdere på sin arbeidsplass for å gratulere med dagen og takke for den viktige jobben de gjør.

Renholdsvirksomheter skal søke om godkjenning, uansett om virksomheten har ansatte eller ikke. Dokumentasjons­kravet er imidlertid mer om­fat­tende for virksomheter med ansatte enn for enkelt­­person­foretak uten ansatte. RVO har oppdaget at et­betydelig antall enkelt­person­foretak er godkjent uten ansatte, men allikevel har fått utstedt HMS-kort til flere enn inne­haver og eventuelt ektefelle. RVO har meldt problemstillingen videre til Godkjennings­ordningen for renholdsvirksomheter og også tipset Arbeidstilsynet om virksomheter som ikke er registrert riktig. 

Renholdernes dag ble til renholdernes uke

Hvert år markeres renholdernes dag første mandag i desember. Den internasjonale renholdernes dag er 15. juni. Den sistnevnte er kanskje den mest kjente og markeres over hele verden. Tidspunktet 15. juni sammenfalt i 2020 med tidspunktet samfunnet åpnet opp igjen på grunn av lavt smittetrykk. På grunn av renholds nye status som samfunnskritisk funksjon og for å takke renholderne for innsatsen under pandemien, ble det ekstra viktig å markere denne dagen. Renholdernes dag ble derfor markert hele uken fra 15. juni til 19. juni for å kunne besøke flest mulig virksomheter og renholdere på arbeidsplassen.

RVO innen renhold sendte ut e-post til ca. 350 renholds­virksomheter én måned før markeringen, hvor den enkelte virksomhet ble bedt om å sende inn forslag til renholdere og oppdragssteder som fortjente en hyggelig oppmerksomhet og et besøk av RVO. Det ble gjennomført 54 bedriftsbesøk og arbeidsplass­besøk i løpet av uken med fokus på å takke renholderne for den viktige jobben de gjør, samt på temaene vernetjeneste, trygghet på jobben og covid-19. RVO ble svært godt mottatt på arbeidsplassene. 

Den nasjonale renholdernes dag var i 2020 den 7. desember. Grunnet et betraktelig høyere smittetrykk i desember enn juni, ble denne dagen i større grad markert via sosiale medier, men noen bedriftsbesøk ble også gjennomført.

Situasjonsbeskrivelse av ­overnattings- og serveringsbransjen

Overnattings- og serveringsbransjen blant de hardest rammede bransjene under den pågående pandemien. NAV opplyste i midten av april 2020 at 28 % av arbeids­styrken innen reiseliv og transport var helt uten arbeid. I desember 2020 var tallet 11,2 %. På samme tidspunkt i fjor var andelen som var helt arbeidsledige innenfor dette segmentet på 3,1 %. Andelen som var delvis arbeidsledige var i desember 2020 7 %. Hardest rammet er virksomheten i Oslo som har levd med strenge restriksjoner og i lengre perioder har det ikke vært tillatt å skjenke alkohol.

Stengte grenser har ført til en dramatisk nedgang i turister og overnattinger. Det samme har fraværet av kurs og konferanser for private og offentlige virksomheter. En analyse gjennomført av NHO på oppdrag fra NHO Reiseliv slår fast at norske reise­livsvirksomheter har tapt nesten 57 milliarder i inntekter fra januar til november 2020. SSB opplyser at antall overnattinger ved kommersiell overnattingsvirksomhet i Norge er mer enn halvert i november 2020 sammenlignet med november 2020. Den ­største nedgangen av gjester var på hotellene hvor det var 60 % færre overnattinger i november 2020 i forhold til november 2019.

RVO-enes resultater Overnatting

Hovedfokus på å besøke små/mellomstore virksomhet, og da først og fremst små overnattingssteder som campingplasser, vandrerhjem, turisthjem og mindre motell/hotell.

RVO-enes resultater Servering

Fokus har vært å besøke små og mellomstore serveringsvirksomheter.

Funn

Erfaringer med virksomhetenes systematiske HMS-arbeid

Kartlegging, risikovurdering og tiltak for å ivareta godt smittevern har i 2020 vært et krav i mange kommuner for at serverings- og/eller skjenkesteder har fått lov til å holde åpent. Noen kommuner krevde også dette fremlagt for å kunne åpne etter nedstenging. Det har vært utarbeidet meget gode smittevernveiledere både av NHO og av kommunene, og mange serveringssteder har gjort en imponerende innsats for å ivareta sine gjester og ansatte. Det er imidlertid ikke alle som har tatt de nye kravene til ivaretagelse av smittevern like alvorlig. Kravet fra kommunene har vært rettet mot gjestearealene og i mindre grad de ansattes arbeidsområder som kjøk­kenet, bak disken, spiserom og andre sosiale soner. RVO begynte tidlig i 2020 å arbeide med god veiledning og gode eksempler på risikovurdering og tiltak som også inkluderer de ansatte. Det har liten hensikt å sørge for at smittevernet blir ivaretatt for gjestene, dersom det ikke også ivaretas for de ansatte.

Overnattings- og serveringsbransjen er den bransjen hvor Arbeidstilsynet finner flest brudd på sentrale krav i covid-19-forskriften. Det er derfor særdeles ­viktig at etterlevelse av smittevernskravene ­fortsetter å være et sentralt tema i møte med virksomhetene. RVO har brukt tiden på hjemmekontor godt for å kunne møte bransjenes behov for råd og veiledning på smittevernsområde.

Erfaringer fra RVO-enes aktivitet

Det har vært gjennomført betraktelig færre fysiske virksomhetsbesøk i 2020 enn det ble i 2019. Det har også blitt gjennomført færre gruppeveiledninger og verneombudsforum. RVO har blitt veldig godt mottatt i de periodene det har vært mulig å gjennomføre fysiske besøk.

RVO rakk å gjennomføre 2 verneombudsforum før mars 2020. Verneombudsforum har fungert spesielt godt i renholdsbransjen. Det er en fin måte for RVO-ene å gjøre seg kjent på, men også et bra møtested for verneombudene som får anledning til å knytte relasjoner og utveksle erfaringer med hverandre. Høsten 2020 ble det avholdt 6 digitale verneombudsforum via plattformen Teams. RVO erfarer at det kan være enklere for verneombud å frigjøre tid når tiden ikke inkludere reisevei til et fysisk verneombudsforum. Det gjør også at man ikke blir avhengig av geografi, men også her er det litt vanskeligere å knytte gode relasjoner.

Digital veiledning overnattings-, serverings- og renholdsbransjen

I begynnelsen av november kom det ny instruks om pålagt hjemmekontor. Etter å ha gjort seg interne erfaring om at plattformer som Teams og Webex egnet seg godt som møteplass for både store og små grupper, var det ønskelig å også kunne gjennomføre digitale bedriftsbesøk og digitale verneombudsforum når det ikke var mulig å gjennomføre fysiske besøk. Å gjennomføre bedriftsbesøk digitalt var en ny erfaring for RVO og også en ny erfaring for de aller fleste virksomhetene. Mange hadde aldri brukt en digital plattform til dette formålet tidligere. Det ble utarbeidet rutine både for den tekniske fremgangsmåten og innholdet i veiledningen.

Innholdet i en digital veiledning ligger nært opp mot innholdet i et fysisk besøk. Temaene kan være vernetjenesten og HMS-arbeid med fokus på smitte­vern, men virksomhetene kan også komme med konkrete innspill i forkant av veiledningen dersom det er noen problemstillinger som er mer relevante for deres virksomhet enn andre. Kunnskapsdeling, veiledning og kompetanseheving fungerer svært godt digitalt, mens det f.eks. kan være en utfordring å kvalitetssikre virksomhetenes skriftlige dokumentasjon på deres systematiske HMS-arbeid. Det er også vanskelig å kunne vurdere om virksomheten har en vernetjeneste som fungerer i praksis. For mange virksomheter har dette vært deres første digitale møte og RVO har også veiledet mye i bruk av digitale plattformer.

Enkelte virksomheter er ikke enda komfortable med bruk av video i møte med RVO. Det har derfor også foregått mye veiledning per telefon. Under den første nedstengingen ble RVO instruert til å ikke ta kontakt med virksomheter, for å gi bransjene anledning til å tilpasse seg situasjonen. Dette hindret imidlertid ikke at virksomheter tok kontakt med RVO for veiledning per telefon. Siden har det blitt mye telefonisk kontakt for støtte og veiledning i utfordrende tider.